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El debido proceso disciplinario en la reforma laboral: Nuevas reglas para empresas

El Ministerio del Trabajo ha fijado las directrices definitivas para la aplicación del debido proceso disciplinario reforma laboral, bajo el marco de la Ley 2466 de 2025. Este nuevo lineamiento técnico tiene como objetivo principal armonizar la facultad sancionatoria de los empleadores en el sector privado con los principios constitucionales de la presunción de inocencia, la proporcionalidad y el derecho irrestricto a la defensa.

A partir de esta normativa, cualquier procedimiento interno orientado a imponer sanciones comerciales o disciplinarias debe respetar rigurosamente la dignidad del trabajador. La regla es clara: ninguna persona podrá ser declarada responsable sin las pruebas suficientes, ni ser sancionada dos veces por la misma conducta (non bis in idem). Para las áreas de talento humano y los departamentos jurídicos, esto representa una transformación profunda en la gestión de los procesos cotidianos.

El itinerario procesal estricto: ¿Cómo hacer una audiencia de descargos legal?

Para que una medida correctiva sea válida ante los inspectores del trabajo, las organizaciones deben observar un protocolo administrativo con términos preclusivos y formales. El nuevo ordenamiento detalla las siguientes etapas:

1. Notificación escrita y traslado de pruebas: La empresa debe comunicar formalmente al empleado los hechos objeto de investigación, entregándole de manera íntegra y simultánea todos los elementos probatorios en los que se fundamenta la acusación.
2. Término de preparación (Mínimo 5 días): Se debe otorgar un plazo no inferior a cinco (5) días hábiles para que el trabajador pueda estructurar su defensa, asesorarse y recaudar sus propias pruebas antes de presentarse a la diligencia.
3. Audiencia de descargos y decisión motivada: La resolución o sanción final emitida por el empleador debe estar jurídicamente motivada.
4. Garantía de segunda instancia: Es obligatorio incluir mecanismos de impugnación, como los recursos de reposición o apelación, asegurando que una instancia administrativa distinta pueda revisar el caso.

El Ministerio del Trabajo ha aclarado que se faculta el uso de tecnologías de la información para adelantar estas audiencias de forma virtual, siempre y cuando la empresa garantice la conectividad y accesibilidad tecnológica plena del trabajador investigado.

Diferencias clave: Memorandos vs. Despido con justa causa

Una de las aclaraciones más importantes de la circular ministerial radica en la naturaleza de los llamados de atención y las terminaciones de contratos:

• Memorandos y llamados de atención: Solo activarán el procedimiento disciplinario formal de la Ley 2466 de 2025 si el reglamento interno de trabajo (RIT) de la compañía los califica expresamente como una sanción.
• Despido con justa causa: Por regla general, se mantiene como una facultad resolutoria del contrato de trabajo y no como una sanción disciplinaria, a menos que los estatutos internos de la empresa dispongan lo contrario. No obstante, para ejecutar un despido legal, el empleador persiste en la obligación de comunicar los motivos específicos con inmediatez y permitir que el trabajador sea escuchado previamente para proteger sus garantías mínimas.

Fecha límite: Plazo perentorio para actualizar el Reglamento Interno de Trabajo

Las empresas en Colombia tienen un plazo límite que vence el 25 de junio de 2026 para modificar, adaptar y actualizar sus reglamentos internos de trabajo conforme a las nuevas exigencias de la reforma laboral.

Es fundamental comprender que la falta de actualización documental o la omisión en la reforma del reglamento no exime a las organizaciones de su cumplimiento. El Ministerio del Trabajo iniciará rigurosas funciones de inspección y control tras la fecha límite.

Cualquier actuación sancionatoria que no respete el nuevo debido proceso disciplinario reforma laboral será catalogada como una vulneración a los derechos fundamentales, exponiendo a la empresa a costosos litigios laborales y multas administrativas sancionatorias.

Ministerio del Trabajo. Circular No. 48 de 2026.

Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación. Proyecto de Ley 043 de 2025.

Congreso de la Republica. Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Superintendencia de Industria y Comercio. Circular Externa No. 2 de 2024.

Superintendencia de Industria y Comercio. Concepto del 16 de abril de 2025 (Rad. 25-86338).

Corte Constitucional. Sentencia T-323 de 2024.

Consejo de Estado. 25000-23-37-000-2017-01569-01.